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如何写出好公文?这七步不可少

2022年11月19日 07:27:0512百度已收录

亲爱的笔杆子们!在党政机关日常工作中大量使用的文字材料,比如领导讲话、主持词、工作报告、工作汇报、工作总结、述职报告、文件、调研报告等,有用量大、篇幅长、要求高、变化多的特点,我们平时亲切地称这类公文为“材料”“文稿”“稿子”。当接到一个写此类公文的任务后,该如何着手呢?主要步骤有以下七步:问,搜,搭,填,顺,亮,磨。一起来了解!

如何写出好公文?这七步不可少

第一步:问

  问就是探寻背景。问领导、查通知,搞明白为什么要写这篇材料,是用于推动工作,或是用于向上级汇报,还是仪式性表态。之后还要弄清楚这个材料起草的背景是什么,领导有什么想法,当前的形势任务有哪些,上级的部署要求是什么,行业有什么趋势和动态,涉及的工作内容有哪几块,等等。 

第二步:搜

  搜就是搜集素材。搜自己的计算机,搜百度、知网,看本单位这几年有没有类似材料,看外单位有没有相关材料,看网上有没有能启发思路的材料。建个文件夹,把材料都放进去。把好的篇章整个拷下来,有启发的句子也摘录在文档里。完全程式化的材料就模仿改造一下,需要下功夫的个性化材料,也要搞清楚大概的套路是什么。

第三步:搭

  搭就是搭框架。大概确定这个材料分哪几个部分,每个部分大概写什么观点,最好细化到二级标题。这时候标题不一定要特别工整美观,美化的工作我们可以放到后面再去做,但每一部分想表达的意思要基本明确。搭标题的好处有两个:一是可以明晰逻辑关系,几个标题之间是平行关系还是递进关系,一看就清楚了;二是可以少折腾,标题确定之后,我们就可以让领导看看这个路子到底对不对。

第四步:填

  填就是填充内容。按照要素填充法,把之前收集的素材中可用的材料填到每个段落中去。填充不是大段大段地复制粘贴各种素材,对于可以模仿的素材,一定要调整一下说法,再加上本部门本单位本地区的实际内容。在这个过程里,如果有缺失的地方,需要补充素材了,就回到“搜”的步骤中,继续补充,以最快的速度先写出一篇初(粗)稿。这时候你有个靶子了,就知道怎么改了,好材料都是改出来的。

第五步:顺

  顺其实就是初改。从头到尾梳理一遍,消除文章里的硬伤。初(粗)稿里混杂了不同来源的素材,必然有很多问题:逻辑不顺的问题,重复的问题,语句错误的问题,篇幅失衡的问题,啰哩啰唆的问题,数据不一致的问题,语言风格差异的问题,等等。这些都要在我们顺稿的过程中予以调整。之后,一篇基本合格的稿子,就可以拿出手了。

第六步:亮

  亮就是给基本稿制造亮点。不少人写材料有一个误区,觉得稿子里特别亮眼的话,都是灵光乍现写出来的。材料中特别精彩的地方,确实不乏灵光一现的神来之笔,但这个灵感是可遇不可求的。基本稿写出来之后,要把很多时间花在加料和增亮上。之前,标题只是平铺直叙的观点,这时就要对标题进行改造;语句比较平,就要专门找典语、金句,加进去;内容有点空,就要加数据、故事,不断丰富细节。

第七步:磨

  磨就是继续深入修改。好文章都是改出来的,改的次数越多,文章质量就越高。尤其是对特别重要的稿子,你心里虽然觉得差不多了,但还是先稳一稳,别急着交,隔一阵拿出来从前到后通读一遍。放一放再改,会有完全不同的感受。有的稿子即使改了十几遍,也从来没有一次改无可改,每一次修改仍会有增有减,甚至到交稿前的几分钟,还能给一两个字换个说法,删掉一些冗长的表述。有句话叫“文章不厌百回改”,稿子会越改越好。

来源:清华大学出版社《秘书工作手记2》

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