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电子公文和纸质公文的优劣是怎样的?

2022年11月17日 07:18:0126百度已收录

  其优点如下:第一,公文的安全性。电子公文文件具有保密性和不可抵赖性的特点,是绝对不允许在网络传输过程中被截取和篡改的。第二,传输的高效性。本系统在进入数据加密之前,首先进行了LZW算法的数据压缩处理,文本文件的压缩率将近1/1000,从而有效控制了公文传输的数据量;第三,操作的简便性。

  本系统设计时仿照电子邮件的操作模式,类似收件箱、发件箱的操作,操作人员只要会电子邮件的收发,就能立即掌握系统的基本操作。第四,环境的适用性。系统提供图形化的电子公文传输模式,从而使公文接收端无需与公文的发送端具有相同的软件环境。第五,系统的集成性。

  本系统提供了以复印件图片文件形式输出公文的能力,以使其他系统可以直接利用所接收的公文数据,与其他系统进行集成。但电子公文也有其缺点:第一,信息化基础比较薄弱,各地发展不平衡。第二,信息化观念落后,对电子公文的性质和作用认识不足。第三,电子公文处理系统功能单一,层次不高。

  第四,安全隐患不容忽视,保密观念还需加强。第五,资金投向失衡,开发与应用脱节。第六,规划滞后,标准不统一。第七,复合型人才缺乏,公务员知识结构亟待改善。第八,电子公文立法空白,效力难以认定。 电子文件确实具有诱人的魅力:它存储密集、便于修改、传输快捷、查找迅速、输出灵活,各种媒体信息的集成化利用,可以产生图文声像并茂的效果,这些优点都是纸质文件所无法比拟的。

  然而,纸质文件所具备的载体耐久、内容直观、信息稳定、管理简便、真实可靠,且具有原始凭证作用等优点,也是电子文件暂时所无法替代的。虽然纸质公文具有传输速度慢、检索不方便、无法异地同时传发、浪费资源等缺点,但在没有可靠的软件和硬件的基础之上其存在还是非常必要的。

   鉴于现阶段电子和纸质文件的优缺点相互补充,相互无法取代的实际情况,以及借鉴国外的经验,当前还是采取“双轨制”运行模式为好。所谓“双轨制”就是让纸质和电子载体的公文、档案相互长期共存,优势互补,综合利用。目前的首要任务是,从档案学的基本原理和档案工作规律出发,积极探索电子文件和档案管理的办法,夯实管理基础,开展科研攻关,更新思想观念,普及电子文件的管理知识,待条件成熟后,逐步实现“有纸”向“无纸”的过渡。